Conditions générales de vente et d’utilisation
Version en vigueur : 20 juillet 2026
CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE ET D’UTILISATION
ABONNEMENTS SAAS KOLIDESK
Version en vigueur au 20 juillet 2026
1. IDENTITÉ DU PRESTATAIRE
Le service KoliDesk est édité et exploité par :
RSPROD, société à responsabilité limitée (SARL) au capital social de 7 500 euros, dont le siège social est situé au 31 avenue André Toutain, 93270 Sevran, France, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Bobigny sous le numéro 932 114 325, SIRET 932 114 325 00016, numéro de TVA intracommunautaire FR21 932114325, code APE 59.11A, représentée par son gérant Maurice Akpalé.
Adresse électronique : facturation@kolidesk.com
Site internet : https://kolidesk.com
Ci-après désignée le « Prestataire ».
2. OBJET
Les présentes Conditions générales de vente et d’utilisation, ci-après les « CGV », définissent les conditions dans lesquelles le Prestataire fournit au client professionnel un droit d’accès au logiciel KoliDesk.
KoliDesk est une solution logicielle accessible en ligne destinée notamment aux entreprises de fret, de transit, de groupage, de transport, de livraison et de logistique.
Selon le forfait souscrit, le service peut notamment permettre la gestion :
des entreprises, agences et utilisateurs ;
des colis, expéditeurs et destinataires ;
du suivi et des statuts d’expédition ;
des paiements et encaissements ;
des reçus, factures et documents opérationnels ;
des groupages, manifestes et rapports ;
des devises et taux de conversion ;
des droits d’accès selon les rôles attribués.
KoliDesk est un outil de gestion. Le Prestataire n’est ni transporteur, ni transitaire, ni commissionnaire de transport, ni établissement financier, ni opérateur de paiement pour les opérations commerciales enregistrées par le Client.
3. CLIENTS PROFESSIONNELS
KoliDesk est destiné principalement aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale, associative ou institutionnelle.
Le Client déclare :
avoir la capacité nécessaire pour contracter ;
agir pour les besoins de son activité professionnelle ;
disposer des autorisations nécessaires pour engager son entreprise ;
fournir des informations exactes et actualisées.
La personne qui crée le compte au nom d’une entreprise garantit qu’elle est autorisée à représenter cette entreprise.
4. ACCEPTATION DES CGV
Les CGV sont communiquées au Client avant ou au moment de la souscription.
La création d’un compte, l’activation d’un abonnement, le paiement d’une facture ou l’utilisation du service vaut acceptation pleine et entière des CGV en vigueur.
Le Client est invité à conserver une copie durable des CGV applicables à sa souscription. Les CGV peuvent également être jointes aux factures d’abonnement.
Les éventuelles conditions particulières acceptées par écrit entre les parties prévalent sur les présentes CGV en cas de contradiction.
5. CRÉATION ET SÉCURITÉ DU COMPTE
Le Client doit communiquer les renseignements nécessaires à la création et à l’administration de son compte.
Les identifiants sont personnels et confidentiels. Le Client est responsable :
de leur conservation ;
de la création et de la gestion des comptes de ses utilisateurs ;
de l’attribution des rôles et autorisations ;
des opérations réalisées depuis ses comptes ;
de la désactivation rapide des accès devenus inutiles.
Le Client doit informer sans délai le Prestataire de toute perte d’identifiants, utilisation non autorisée ou suspicion de compromission.
Le Prestataire peut imposer une modification de mot de passe ou suspendre temporairement un accès lorsqu’une mesure de sécurité le justifie.
6. ESSAI GRATUIT
Sauf indication contraire, un nouveau Client peut bénéficier d’une période d’essai gratuite de quatorze jours.
La période d’essai commence à la date de création ou d’activation du compte.
À la fin de l’essai, l’utilisation des fonctionnalités payantes nécessite la souscription et le règlement d’un forfait.
L’absence de paiement à l’expiration de l’essai peut entraîner la limitation ou la suspension du compte, sans que cette suspension constitue une résiliation fautive imputable au Prestataire.
Un seul essai gratuit peut être accordé par Client, entreprise ou groupe d’entreprises, sauf accord écrit contraire.
7. FORFAITS
Les principaux forfaits proposés sont :
Starter : 19 € par mois ;
Standard : 59 € par mois ;
Pro : 119 € par mois ;
Enterprise : prix établi sur devis.
Les prix, fonctionnalités, limites d’utilisation, nombres d’agences, utilisateurs, documents ou autres ressources applicables sont ceux affichés sur le site, dans l’interface KoliDesk, sur le devis ou sur le bon de commande au jour de la souscription.
Les fonctionnalités peuvent différer selon le forfait.
Les options, personnalisations, formations, migrations, développements spécifiques, prestations d’installation ou services supplémentaires peuvent faire l’objet d’un devis et d’une facturation séparés.
8. COMMANDE ET ACTIVATION
La commande est formée après :
sélection du forfait et de la durée ;
communication des informations demandées ;
acceptation des CGV ;
et, lorsque cela est exigé, validation du paiement par le Prestataire.
Le Prestataire peut vérifier les informations transmises et refuser ou suspendre une commande en cas d’anomalie, fraude présumée, impayé antérieur, activité illicite ou impossibilité technique.
L’abonnement est activé pour la période indiquée sur la facture, le devis, le bon de commande ou dans l’espace Client.
9. PRIX ET TAXES
Les prix sont exprimés dans la devise indiquée au moment de la commande.
Sauf indication contraire, les prix sont présentés hors taxes. Les taxes applicables sont ajoutées conformément aux règles fiscales en vigueur et à la situation du Client.
Pour les Clients établis dans l’Union européenne ou hors de France, les mentions d’autoliquidation ou de non-application de la TVA peuvent être appliquées lorsque les conditions légales sont réunies.
Le Client doit fournir un numéro de TVA, une adresse de facturation et toute information fiscale exacte permettant d’établir la facture.
Les frais bancaires, frais de change, commissions de transfert ou frais appliqués par un prestataire de paiement restent à la charge du Client, sauf accord contraire.
10. FACTURATION ET PAIEMENT
Les abonnements sont payables d’avance pour la période choisie, notamment pour une durée de :
un mois ;
trois mois ;
six mois ;
douze mois ;
ou toute autre période convenue sur devis.
Le paiement peut être réalisé par les moyens proposés par le Prestataire : virement bancaire, carte bancaire, Mobile Money, paiement manuel validé ou tout autre moyen indiqué.
Une déclaration de paiement ne vaut pas validation définitive. Le Prestataire peut attendre la réception effective et irrévocable des fonds avant d’activer ou de prolonger l’abonnement.
Les factures sont fournies sous format électronique et mises à disposition dans l’espace Client ou envoyées à l’adresse électronique communiquée.
Sauf mention expresse contraire, aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.
11. RETARD OU DÉFAUT DE PAIEMENT
Tout paiement non reçu à son échéance peut entraîner, après vérification :
la suspension du compte ;
la limitation de certaines fonctionnalités ;
le refus de renouvellement ;
l’exigibilité immédiate des sommes restant dues ;
et, le cas échéant, la résiliation de l’abonnement.
Pour les Clients professionnels, toute somme non payée à l’échéance produit, de plein droit et sans rappel préalable, des pénalités calculées sur la base du taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage, sans pouvoir être inférieur au minimum légal applicable.
Une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est également due de plein droit par tout Client professionnel en situation de retard de paiement. Lorsque les frais réellement engagés sont supérieurs à cette indemnité, le Prestataire peut demander une indemnisation complémentaire sur justification.
12. DURÉE ET RENOUVELLEMENT
L’abonnement est souscrit pour la durée indiquée lors de la commande.
Sauf mise en place expresse d’un renouvellement automatique, l’abonnement n’est prolongé qu’après commande ou paiement d’une nouvelle période.
Lorsqu’un renouvellement automatique est proposé et accepté, il peut être interrompu selon les modalités affichées dans l’espace Client ou communiquées par le Prestataire.
À l’expiration d’une période non renouvelée, l’accès au service peut être limité ou suspendu.
13. CHANGEMENT DE FORFAIT
Le Client peut demander un changement de forfait depuis son espace KoliDesk ou auprès du Prestataire.
Une montée en gamme peut être appliquée immédiatement ou à la date convenue, sous réserve du paiement correspondant.
En cas de demande de passage vers un forfait moins élevé :
le forfait déjà payé reste normalement actif jusqu’à son échéance ;
le nouveau forfait prend effet à l’échéance ou à la date indiquée ;
aucun remboursement, avoir ou réduction rétroactive n’est automatiquement dû pour la période déjà commencée.
Le changement peut entraîner la suppression ou la désactivation de fonctionnalités dépassant les limites du nouveau forfait. Il appartient au Client de vérifier et d’exporter les données utiles avant le changement.
14. ABSENCE DE REMBOURSEMENT
Sauf disposition légale impérative, erreur de facturation reconnue ou engagement écrit contraire du Prestataire, les périodes d’abonnement commencées et les prestations déjà exécutées ne sont pas remboursables.
L’absence d’utilisation du service par le Client ne suspend pas son obligation de paiement et n’ouvre pas automatiquement droit à remboursement.
15. DISPONIBILITÉ ET MAINTENANCE
Le Prestataire met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer l’accès au service.
Le Client reconnaît toutefois qu’un service informatique en ligne peut connaître :
des interruptions de maintenance ;
des mises à jour ;
des ralentissements ;
des incidents d’hébergement ou de réseau ;
des indisponibilités de services tiers ;
ou des événements indépendants de la volonté du Prestataire.
Les opérations de maintenance programmée sont réalisées, dans la mesure du possible, de manière à limiter leur impact.
Le Prestataire ne garantit pas un fonctionnement permanent, ininterrompu ou exempt de toute erreur, sauf engagement de niveau de service distinct conclu par écrit.
16. ÉVOLUTION DU SERVICE
Le Prestataire peut faire évoluer KoliDesk afin notamment :
d’améliorer la sécurité ;
de corriger des erreurs ;
d’adapter le service aux évolutions techniques ou légales ;
d’ajouter, modifier ou retirer certaines fonctionnalités ;
d’améliorer l’interface et les performances.
Les fonctionnalités essentielles du forfait restent fournies pendant la période payée, sauf nécessité de sécurité, obligation légale, indisponibilité d’un service tiers ou remplacement par une fonctionnalité équivalente.
Les développements spécifiques ne sont inclus que lorsqu’ils ont été expressément prévus dans un devis ou contrat distinct.
17. OBLIGATIONS DU CLIENT
Le Client s’engage à utiliser KoliDesk conformément aux lois, aux CGV et à la destination du logiciel.
Il lui appartient notamment :
de vérifier l’exactitude des informations saisies ;
d’assurer la licéité des données collectées ;
d’informer les personnes concernées ;
d’obtenir les consentements ou autorisations nécessaires ;
de conserver ses justificatifs commerciaux et comptables ;
de contrôler les montants, devises, taux et documents générés ;
d’effectuer les déclarations fiscales, douanières et administratives nécessaires ;
de former ses utilisateurs ;
de maintenir ses équipements, navigateurs et connexions en état de fonctionnement ;
d’exporter régulièrement les informations essentielles à son activité.
Le Client reste seul responsable de ses opérations de transport, de logistique, de douane, de facturation, de paiement et de relation avec ses propres clients.
18. UTILISATIONS INTERDITES
Il est interdit d’utiliser KoliDesk pour :
exercer une activité illicite ou frauduleuse ;
enregistrer volontairement de fausses opérations ;
porter atteinte aux droits d’un tiers ;
introduire un virus ou un programme malveillant ;
contourner les mesures de sécurité ;
tenter d’accéder aux données d’un autre Client ;
copier, décompiler ou reconstituer le logiciel, sauf droit légal impératif ;
revendre ou mettre le service à disposition d’un tiers sans autorisation ;
perturber le fonctionnement ou les infrastructures du service.
Le Prestataire peut suspendre immédiatement un compte lorsque son utilisation présente un risque grave pour la sécurité, les données, les tiers ou la plateforme.
19. DONNÉES DU CLIENT
Le Client demeure propriétaire des données qu’il saisit ou importe dans KoliDesk.
Il accorde au Prestataire les droits techniques strictement nécessaires à l’hébergement, la sauvegarde, la transmission, l’affichage et au traitement de ces données pour fournir le service.
Le Prestataire ne devient pas propriétaire des fichiers commerciaux, listes de clients, colis, paiements ou documents du Client.
Le Client doit procéder aux exports et sauvegardes externes qu’il estime nécessaires à la continuité de son activité.
À la fin du contrat, les données peuvent devenir inaccessibles. Leur conservation, restitution, anonymisation ou suppression s’effectue selon les fonctionnalités disponibles, les obligations légales, les mesures de sécurité et la politique de confidentialité applicable.
20. DONNÉES PERSONNELLES ET RGPD
Pour les données personnelles saisies par le Client dans KoliDesk :
le Client agit généralement en qualité de responsable du traitement ;
le Prestataire agit généralement en qualité de sous-traitant, dans la mesure où il traite ces données pour fournir le service.
Le traitement porte notamment sur les données d’identification et de contact des utilisateurs, clients, expéditeurs, destinataires, agents et responsables d’agence, ainsi que sur les informations nécessaires à la gestion des colis, paiements et opérations logistiques.
Le traitement a pour finalité l’hébergement, l’organisation, la consultation, la transmission, la sécurisation et la sauvegarde des données nécessaires à l’utilisation de KoliDesk.
Le Prestataire s’engage notamment à :
traiter les données conformément aux instructions documentées du Client ;
assurer la confidentialité des personnes autorisées à y accéder ;
mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées ;
assister raisonnablement le Client dans le traitement des demandes relatives aux droits des personnes ;
notifier au Client les violations de données dans les conditions applicables ;
encadrer le recours à ses propres sous-traitants ;
supprimer ou restituer les données à la fin de la prestation, sous réserve des obligations légales de conservation.
Le Client garantit qu’il dispose d’une base légale pour chaque traitement et qu’il fournit les informations nécessaires aux personnes concernées.
Les modalités complémentaires sont précisées dans la politique de confidentialité ou dans un accord de traitement des données conclu séparément.
21. HÉBERGEMENT ET SOUS-TRAITANTS
Le Prestataire peut recourir à des hébergeurs, services de messagerie, outils techniques, prestataires de paiement, fournisseurs de taux de change ou autres sous-traitants nécessaires au fonctionnement de KoliDesk.
Le Prestataire veille à sélectionner des prestataires présentant des garanties appropriées au regard de leurs missions.
Certaines fonctionnalités dépendant de services tiers peuvent être temporairement indisponibles ou modifiées lorsque le service tiers évolue, limite son accès ou cesse son activité.
22. TAUX DE CHANGE ET DEVISES
KoliDesk peut permettre l’utilisation de plusieurs devises et l’application de taux de conversion.
Les taux peuvent être :
définis manuellement par un administrateur autorisé ;
ou récupérés automatiquement auprès d’une source externe.
Les taux automatiques sont fournis à titre opérationnel et peuvent évoluer. Ils ne constituent ni une recommandation financière, ni une garantie de taux bancaire ou commercial.
Le Client doit vérifier le taux applicable avant toute opération importante. Un taux manuel enregistré par l’administrateur peut être prioritaire sur le taux automatique.
Le taux effectivement appliqué à une opération peut être conservé avec l’enregistrement correspondant afin d’assurer sa traçabilité.
23. DOCUMENTS GÉNÉRÉS
KoliDesk peut générer des factures d’abonnement, reçus, fiches colis, bons de transport, manifestes, rapports et autres documents.
Le Client doit vérifier chaque document avant de le transmettre ou de l’utiliser.
Les factures d’abonnement SaaS émises par le Prestataire concernent uniquement l’utilisation du logiciel KoliDesk. Elles ne constituent pas les factures commerciales relatives aux colis, transports ou prestations réalisées par le Client pour ses propres clients.
Les documents opérationnels créés au nom du Client restent sous la responsabilité du Client.
24. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
KoliDesk, son code, sa structure, son interface, son identité visuelle, ses bases techniques, sa documentation, ses marques, logos et contenus sont protégés par les règles relatives à la propriété intellectuelle.
L’abonnement confère uniquement un droit personnel, limité, non exclusif, non cessible et temporaire d’utiliser le service pendant la durée de l’abonnement.
Aucun droit de propriété sur le logiciel n’est transféré au Client.
Les signes distinctifs, documents et données appartenant au Client restent sa propriété.
25. CONFIDENTIALITÉ
Chaque partie s’engage à préserver la confidentialité des informations non publiques reçues de l’autre partie dans le cadre de la relation contractuelle.
Cette obligation ne s’applique pas aux informations :
déjà publiques sans faute de la partie qui les reçoit ;
déjà connues légitimement ;
reçues légalement d’un tiers ;
développées indépendamment ;
ou dont la communication est exigée par la loi ou une autorité compétente.
26. SUPPORT
Le support est fourni selon les modalités correspondant au forfait souscrit.
Les demandes doivent être suffisamment précises et comporter les informations nécessaires à leur traitement.
Le support ne couvre pas automatiquement :
la formation complète des équipes ;
la saisie des données à la place du Client ;
la réparation des équipements du Client ;
les problèmes liés à sa connexion internet ;
les services tiers qu’il utilise ;
les développements personnalisés non commandés.
27. RESPONSABILITÉ
Le Prestataire est responsable des dommages directs démontrés résultant d’un manquement qui lui est imputable.
Le Prestataire ne peut être tenu responsable des dommages résultant notamment :
d’informations erronées saisies par le Client ;
d’une mauvaise utilisation du service ;
d’un défaut de contrôle des documents ou montants ;
d’une décision commerciale, fiscale, douanière ou logistique du Client ;
d’un accès accordé par le Client à une personne non autorisée ;
d’un incident affectant le matériel ou la connexion du Client ;
d’un service tiers indépendant ;
d’une perte évitable par une sauvegarde ou un export raisonnable ;
ou d’un cas de force majeure.
Dans les limites permises par la loi, le Prestataire ne répond pas des dommages indirects, pertes d’exploitation, pertes de chiffre d’affaires, pertes de clientèle, pertes de chance ou atteintes à l’image.
Sauf faute lourde, dol, dommage corporel ou disposition légale impérative contraire, la responsabilité financière totale du Prestataire est limitée au montant hors taxes effectivement payé par le Client au titre de KoliDesk au cours des douze mois précédant le fait générateur.
28. SUSPENSION
Le Prestataire peut suspendre tout ou partie du service en cas :
de défaut de paiement ;
d’utilisation interdite ;
de risque de sécurité ;
de tentative de fraude ;
d’atteinte aux droits d’un tiers ;
de demande d’une autorité compétente ;
de dépassement important des limites du forfait ;
ou de manquement grave aux CGV.
Lorsque la situation le permet, le Client est informé et dispose d’un délai raisonnable pour remédier au manquement.
Une suspension rendue nécessaire par un manquement du Client ne donne pas droit à remboursement.
29. RÉSILIATION
Chaque partie peut résilier le contrat en cas de manquement grave de l’autre partie non corrigé dans un délai raisonnable après notification écrite.
Le Prestataire peut résilier immédiatement en cas de fraude, activité manifestement illicite, atteinte grave à la sécurité ou répétition de manquements.
À la fin de l’abonnement :
les accès peuvent être désactivés ;
les fonctionnalités payantes cessent ;
les sommes déjà dues restent exigibles ;
le Client doit avoir exporté les données nécessaires ;
les obligations destinées à survivre au contrat restent applicables.
30. FORCE MAJEURE
Aucune partie n’est responsable d’un manquement provoqué par un événement échappant raisonnablement à son contrôle, imprévisible lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées.
Peuvent notamment être concernés, selon les circonstances : catastrophe naturelle, incendie, panne générale de réseau, cyberattaque majeure, conflit, décision administrative, interruption d’un fournisseur essentiel ou perturbation importante des télécommunications.
31. MODIFICATION DES CGV
Le Prestataire peut modifier les CGV pour tenir compte d’une évolution du service, de la réglementation, des pratiques commerciales ou des mesures de sécurité.
La nouvelle version est publiée ou communiquée au Client sur un support durable.
Les modifications importantes sont applicables aux nouvelles commandes et, lorsque cela est nécessaire, aux renouvellements suivant leur communication.
La poursuite volontaire de l’utilisation après l’entrée en vigueur de la nouvelle version vaut acceptation, sous réserve des dispositions impératives applicables.
32. PREUVE ÉLECTRONIQUE
Les enregistrements informatiques, journaux techniques, courriels, validations électroniques, historiques de connexion, factures et données conservés par le Prestataire peuvent être utilisés comme éléments de preuve, sauf preuve contraire.
Les parties reconnaissent la valeur probante des documents et échanges électroniques dans les conditions prévues par la loi.
33. CESSION
Le Client ne peut céder son abonnement ou transférer ses droits à un tiers sans l’accord écrit du Prestataire.
Le Prestataire peut transférer le contrat à une société reprenant ou poursuivant l’activité KoliDesk, sous réserve de préserver les droits essentiels du Client.
34. NULLITÉ PARTIELLE
Si une clause des CGV est déclarée nulle ou inapplicable, les autres clauses restent en vigueur.
La clause concernée est interprétée ou remplacée, dans la mesure permise, par une disposition produisant un effet économique et juridique aussi proche que possible de l’objectif initial.
35. NON-RENONCIATION
Le fait pour une partie de ne pas exercer immédiatement un droit ne constitue pas une renonciation à l’exercer ultérieurement.
36. RÈGLEMENT AMIABLE
En cas de difficulté, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant toute procédure judiciaire.
Toute réclamation doit être adressée à :
RS PROD – Service KoliDesk
Adresse : 31 avenue André Toutain, 93270 Sevran, France
Courriel : facturation@kolidesk.com
La réclamation doit préciser l’identité du Client, le numéro de facture ou de compte concerné et les motifs détaillés de la demande.
37. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION
Les CGV et les contrats conclus pour l’utilisation de KoliDesk sont soumis au droit français.
À défaut d’accord amiable, tout litige relève des juridictions légalement compétentes.
Lorsque le Client et le Prestataire ont tous deux la qualité de commerçant et que la loi l’autorise, compétence expresse est attribuée aux tribunaux du ressort du siège social du Prestataire, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
38. ENTRÉE EN VIGUEUR
Les présentes CGV entrent en vigueur le 20 juillet 2026.
Elles s’appliquent aux abonnements souscrits ou renouvelés à compter de cette date, sauf conditions particulières convenues par écrit.
ABONNEMENTS SAAS KOLIDESK
Version en vigueur au 20 juillet 2026
1. IDENTITÉ DU PRESTATAIRE
Le service KoliDesk est édité et exploité par :
RSPROD, société à responsabilité limitée (SARL) au capital social de 7 500 euros, dont le siège social est situé au 31 avenue André Toutain, 93270 Sevran, France, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Bobigny sous le numéro 932 114 325, SIRET 932 114 325 00016, numéro de TVA intracommunautaire FR21 932114325, code APE 59.11A, représentée par son gérant Maurice Akpalé.
Adresse électronique : facturation@kolidesk.com
Site internet : https://kolidesk.com
Ci-après désignée le « Prestataire ».
2. OBJET
Les présentes Conditions générales de vente et d’utilisation, ci-après les « CGV », définissent les conditions dans lesquelles le Prestataire fournit au client professionnel un droit d’accès au logiciel KoliDesk.
KoliDesk est une solution logicielle accessible en ligne destinée notamment aux entreprises de fret, de transit, de groupage, de transport, de livraison et de logistique.
Selon le forfait souscrit, le service peut notamment permettre la gestion :
des entreprises, agences et utilisateurs ;
des colis, expéditeurs et destinataires ;
du suivi et des statuts d’expédition ;
des paiements et encaissements ;
des reçus, factures et documents opérationnels ;
des groupages, manifestes et rapports ;
des devises et taux de conversion ;
des droits d’accès selon les rôles attribués.
KoliDesk est un outil de gestion. Le Prestataire n’est ni transporteur, ni transitaire, ni commissionnaire de transport, ni établissement financier, ni opérateur de paiement pour les opérations commerciales enregistrées par le Client.
3. CLIENTS PROFESSIONNELS
KoliDesk est destiné principalement aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale, associative ou institutionnelle.
Le Client déclare :
avoir la capacité nécessaire pour contracter ;
agir pour les besoins de son activité professionnelle ;
disposer des autorisations nécessaires pour engager son entreprise ;
fournir des informations exactes et actualisées.
La personne qui crée le compte au nom d’une entreprise garantit qu’elle est autorisée à représenter cette entreprise.
4. ACCEPTATION DES CGV
Les CGV sont communiquées au Client avant ou au moment de la souscription.
La création d’un compte, l’activation d’un abonnement, le paiement d’une facture ou l’utilisation du service vaut acceptation pleine et entière des CGV en vigueur.
Le Client est invité à conserver une copie durable des CGV applicables à sa souscription. Les CGV peuvent également être jointes aux factures d’abonnement.
Les éventuelles conditions particulières acceptées par écrit entre les parties prévalent sur les présentes CGV en cas de contradiction.
5. CRÉATION ET SÉCURITÉ DU COMPTE
Le Client doit communiquer les renseignements nécessaires à la création et à l’administration de son compte.
Les identifiants sont personnels et confidentiels. Le Client est responsable :
de leur conservation ;
de la création et de la gestion des comptes de ses utilisateurs ;
de l’attribution des rôles et autorisations ;
des opérations réalisées depuis ses comptes ;
de la désactivation rapide des accès devenus inutiles.
Le Client doit informer sans délai le Prestataire de toute perte d’identifiants, utilisation non autorisée ou suspicion de compromission.
Le Prestataire peut imposer une modification de mot de passe ou suspendre temporairement un accès lorsqu’une mesure de sécurité le justifie.
6. ESSAI GRATUIT
Sauf indication contraire, un nouveau Client peut bénéficier d’une période d’essai gratuite de quatorze jours.
La période d’essai commence à la date de création ou d’activation du compte.
À la fin de l’essai, l’utilisation des fonctionnalités payantes nécessite la souscription et le règlement d’un forfait.
L’absence de paiement à l’expiration de l’essai peut entraîner la limitation ou la suspension du compte, sans que cette suspension constitue une résiliation fautive imputable au Prestataire.
Un seul essai gratuit peut être accordé par Client, entreprise ou groupe d’entreprises, sauf accord écrit contraire.
7. FORFAITS
Les principaux forfaits proposés sont :
Starter : 19 € par mois ;
Standard : 59 € par mois ;
Pro : 119 € par mois ;
Enterprise : prix établi sur devis.
Les prix, fonctionnalités, limites d’utilisation, nombres d’agences, utilisateurs, documents ou autres ressources applicables sont ceux affichés sur le site, dans l’interface KoliDesk, sur le devis ou sur le bon de commande au jour de la souscription.
Les fonctionnalités peuvent différer selon le forfait.
Les options, personnalisations, formations, migrations, développements spécifiques, prestations d’installation ou services supplémentaires peuvent faire l’objet d’un devis et d’une facturation séparés.
8. COMMANDE ET ACTIVATION
La commande est formée après :
sélection du forfait et de la durée ;
communication des informations demandées ;
acceptation des CGV ;
et, lorsque cela est exigé, validation du paiement par le Prestataire.
Le Prestataire peut vérifier les informations transmises et refuser ou suspendre une commande en cas d’anomalie, fraude présumée, impayé antérieur, activité illicite ou impossibilité technique.
L’abonnement est activé pour la période indiquée sur la facture, le devis, le bon de commande ou dans l’espace Client.
9. PRIX ET TAXES
Les prix sont exprimés dans la devise indiquée au moment de la commande.
Sauf indication contraire, les prix sont présentés hors taxes. Les taxes applicables sont ajoutées conformément aux règles fiscales en vigueur et à la situation du Client.
Pour les Clients établis dans l’Union européenne ou hors de France, les mentions d’autoliquidation ou de non-application de la TVA peuvent être appliquées lorsque les conditions légales sont réunies.
Le Client doit fournir un numéro de TVA, une adresse de facturation et toute information fiscale exacte permettant d’établir la facture.
Les frais bancaires, frais de change, commissions de transfert ou frais appliqués par un prestataire de paiement restent à la charge du Client, sauf accord contraire.
10. FACTURATION ET PAIEMENT
Les abonnements sont payables d’avance pour la période choisie, notamment pour une durée de :
un mois ;
trois mois ;
six mois ;
douze mois ;
ou toute autre période convenue sur devis.
Le paiement peut être réalisé par les moyens proposés par le Prestataire : virement bancaire, carte bancaire, Mobile Money, paiement manuel validé ou tout autre moyen indiqué.
Une déclaration de paiement ne vaut pas validation définitive. Le Prestataire peut attendre la réception effective et irrévocable des fonds avant d’activer ou de prolonger l’abonnement.
Les factures sont fournies sous format électronique et mises à disposition dans l’espace Client ou envoyées à l’adresse électronique communiquée.
Sauf mention expresse contraire, aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.
11. RETARD OU DÉFAUT DE PAIEMENT
Tout paiement non reçu à son échéance peut entraîner, après vérification :
la suspension du compte ;
la limitation de certaines fonctionnalités ;
le refus de renouvellement ;
l’exigibilité immédiate des sommes restant dues ;
et, le cas échéant, la résiliation de l’abonnement.
Pour les Clients professionnels, toute somme non payée à l’échéance produit, de plein droit et sans rappel préalable, des pénalités calculées sur la base du taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage, sans pouvoir être inférieur au minimum légal applicable.
Une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est également due de plein droit par tout Client professionnel en situation de retard de paiement. Lorsque les frais réellement engagés sont supérieurs à cette indemnité, le Prestataire peut demander une indemnisation complémentaire sur justification.
12. DURÉE ET RENOUVELLEMENT
L’abonnement est souscrit pour la durée indiquée lors de la commande.
Sauf mise en place expresse d’un renouvellement automatique, l’abonnement n’est prolongé qu’après commande ou paiement d’une nouvelle période.
Lorsqu’un renouvellement automatique est proposé et accepté, il peut être interrompu selon les modalités affichées dans l’espace Client ou communiquées par le Prestataire.
À l’expiration d’une période non renouvelée, l’accès au service peut être limité ou suspendu.
13. CHANGEMENT DE FORFAIT
Le Client peut demander un changement de forfait depuis son espace KoliDesk ou auprès du Prestataire.
Une montée en gamme peut être appliquée immédiatement ou à la date convenue, sous réserve du paiement correspondant.
En cas de demande de passage vers un forfait moins élevé :
le forfait déjà payé reste normalement actif jusqu’à son échéance ;
le nouveau forfait prend effet à l’échéance ou à la date indiquée ;
aucun remboursement, avoir ou réduction rétroactive n’est automatiquement dû pour la période déjà commencée.
Le changement peut entraîner la suppression ou la désactivation de fonctionnalités dépassant les limites du nouveau forfait. Il appartient au Client de vérifier et d’exporter les données utiles avant le changement.
14. ABSENCE DE REMBOURSEMENT
Sauf disposition légale impérative, erreur de facturation reconnue ou engagement écrit contraire du Prestataire, les périodes d’abonnement commencées et les prestations déjà exécutées ne sont pas remboursables.
L’absence d’utilisation du service par le Client ne suspend pas son obligation de paiement et n’ouvre pas automatiquement droit à remboursement.
15. DISPONIBILITÉ ET MAINTENANCE
Le Prestataire met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer l’accès au service.
Le Client reconnaît toutefois qu’un service informatique en ligne peut connaître :
des interruptions de maintenance ;
des mises à jour ;
des ralentissements ;
des incidents d’hébergement ou de réseau ;
des indisponibilités de services tiers ;
ou des événements indépendants de la volonté du Prestataire.
Les opérations de maintenance programmée sont réalisées, dans la mesure du possible, de manière à limiter leur impact.
Le Prestataire ne garantit pas un fonctionnement permanent, ininterrompu ou exempt de toute erreur, sauf engagement de niveau de service distinct conclu par écrit.
16. ÉVOLUTION DU SERVICE
Le Prestataire peut faire évoluer KoliDesk afin notamment :
d’améliorer la sécurité ;
de corriger des erreurs ;
d’adapter le service aux évolutions techniques ou légales ;
d’ajouter, modifier ou retirer certaines fonctionnalités ;
d’améliorer l’interface et les performances.
Les fonctionnalités essentielles du forfait restent fournies pendant la période payée, sauf nécessité de sécurité, obligation légale, indisponibilité d’un service tiers ou remplacement par une fonctionnalité équivalente.
Les développements spécifiques ne sont inclus que lorsqu’ils ont été expressément prévus dans un devis ou contrat distinct.
17. OBLIGATIONS DU CLIENT
Le Client s’engage à utiliser KoliDesk conformément aux lois, aux CGV et à la destination du logiciel.
Il lui appartient notamment :
de vérifier l’exactitude des informations saisies ;
d’assurer la licéité des données collectées ;
d’informer les personnes concernées ;
d’obtenir les consentements ou autorisations nécessaires ;
de conserver ses justificatifs commerciaux et comptables ;
de contrôler les montants, devises, taux et documents générés ;
d’effectuer les déclarations fiscales, douanières et administratives nécessaires ;
de former ses utilisateurs ;
de maintenir ses équipements, navigateurs et connexions en état de fonctionnement ;
d’exporter régulièrement les informations essentielles à son activité.
Le Client reste seul responsable de ses opérations de transport, de logistique, de douane, de facturation, de paiement et de relation avec ses propres clients.
18. UTILISATIONS INTERDITES
Il est interdit d’utiliser KoliDesk pour :
exercer une activité illicite ou frauduleuse ;
enregistrer volontairement de fausses opérations ;
porter atteinte aux droits d’un tiers ;
introduire un virus ou un programme malveillant ;
contourner les mesures de sécurité ;
tenter d’accéder aux données d’un autre Client ;
copier, décompiler ou reconstituer le logiciel, sauf droit légal impératif ;
revendre ou mettre le service à disposition d’un tiers sans autorisation ;
perturber le fonctionnement ou les infrastructures du service.
Le Prestataire peut suspendre immédiatement un compte lorsque son utilisation présente un risque grave pour la sécurité, les données, les tiers ou la plateforme.
19. DONNÉES DU CLIENT
Le Client demeure propriétaire des données qu’il saisit ou importe dans KoliDesk.
Il accorde au Prestataire les droits techniques strictement nécessaires à l’hébergement, la sauvegarde, la transmission, l’affichage et au traitement de ces données pour fournir le service.
Le Prestataire ne devient pas propriétaire des fichiers commerciaux, listes de clients, colis, paiements ou documents du Client.
Le Client doit procéder aux exports et sauvegardes externes qu’il estime nécessaires à la continuité de son activité.
À la fin du contrat, les données peuvent devenir inaccessibles. Leur conservation, restitution, anonymisation ou suppression s’effectue selon les fonctionnalités disponibles, les obligations légales, les mesures de sécurité et la politique de confidentialité applicable.
20. DONNÉES PERSONNELLES ET RGPD
Pour les données personnelles saisies par le Client dans KoliDesk :
le Client agit généralement en qualité de responsable du traitement ;
le Prestataire agit généralement en qualité de sous-traitant, dans la mesure où il traite ces données pour fournir le service.
Le traitement porte notamment sur les données d’identification et de contact des utilisateurs, clients, expéditeurs, destinataires, agents et responsables d’agence, ainsi que sur les informations nécessaires à la gestion des colis, paiements et opérations logistiques.
Le traitement a pour finalité l’hébergement, l’organisation, la consultation, la transmission, la sécurisation et la sauvegarde des données nécessaires à l’utilisation de KoliDesk.
Le Prestataire s’engage notamment à :
traiter les données conformément aux instructions documentées du Client ;
assurer la confidentialité des personnes autorisées à y accéder ;
mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées ;
assister raisonnablement le Client dans le traitement des demandes relatives aux droits des personnes ;
notifier au Client les violations de données dans les conditions applicables ;
encadrer le recours à ses propres sous-traitants ;
supprimer ou restituer les données à la fin de la prestation, sous réserve des obligations légales de conservation.
Le Client garantit qu’il dispose d’une base légale pour chaque traitement et qu’il fournit les informations nécessaires aux personnes concernées.
Les modalités complémentaires sont précisées dans la politique de confidentialité ou dans un accord de traitement des données conclu séparément.
21. HÉBERGEMENT ET SOUS-TRAITANTS
Le Prestataire peut recourir à des hébergeurs, services de messagerie, outils techniques, prestataires de paiement, fournisseurs de taux de change ou autres sous-traitants nécessaires au fonctionnement de KoliDesk.
Le Prestataire veille à sélectionner des prestataires présentant des garanties appropriées au regard de leurs missions.
Certaines fonctionnalités dépendant de services tiers peuvent être temporairement indisponibles ou modifiées lorsque le service tiers évolue, limite son accès ou cesse son activité.
22. TAUX DE CHANGE ET DEVISES
KoliDesk peut permettre l’utilisation de plusieurs devises et l’application de taux de conversion.
Les taux peuvent être :
définis manuellement par un administrateur autorisé ;
ou récupérés automatiquement auprès d’une source externe.
Les taux automatiques sont fournis à titre opérationnel et peuvent évoluer. Ils ne constituent ni une recommandation financière, ni une garantie de taux bancaire ou commercial.
Le Client doit vérifier le taux applicable avant toute opération importante. Un taux manuel enregistré par l’administrateur peut être prioritaire sur le taux automatique.
Le taux effectivement appliqué à une opération peut être conservé avec l’enregistrement correspondant afin d’assurer sa traçabilité.
23. DOCUMENTS GÉNÉRÉS
KoliDesk peut générer des factures d’abonnement, reçus, fiches colis, bons de transport, manifestes, rapports et autres documents.
Le Client doit vérifier chaque document avant de le transmettre ou de l’utiliser.
Les factures d’abonnement SaaS émises par le Prestataire concernent uniquement l’utilisation du logiciel KoliDesk. Elles ne constituent pas les factures commerciales relatives aux colis, transports ou prestations réalisées par le Client pour ses propres clients.
Les documents opérationnels créés au nom du Client restent sous la responsabilité du Client.
24. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
KoliDesk, son code, sa structure, son interface, son identité visuelle, ses bases techniques, sa documentation, ses marques, logos et contenus sont protégés par les règles relatives à la propriété intellectuelle.
L’abonnement confère uniquement un droit personnel, limité, non exclusif, non cessible et temporaire d’utiliser le service pendant la durée de l’abonnement.
Aucun droit de propriété sur le logiciel n’est transféré au Client.
Les signes distinctifs, documents et données appartenant au Client restent sa propriété.
25. CONFIDENTIALITÉ
Chaque partie s’engage à préserver la confidentialité des informations non publiques reçues de l’autre partie dans le cadre de la relation contractuelle.
Cette obligation ne s’applique pas aux informations :
déjà publiques sans faute de la partie qui les reçoit ;
déjà connues légitimement ;
reçues légalement d’un tiers ;
développées indépendamment ;
ou dont la communication est exigée par la loi ou une autorité compétente.
26. SUPPORT
Le support est fourni selon les modalités correspondant au forfait souscrit.
Les demandes doivent être suffisamment précises et comporter les informations nécessaires à leur traitement.
Le support ne couvre pas automatiquement :
la formation complète des équipes ;
la saisie des données à la place du Client ;
la réparation des équipements du Client ;
les problèmes liés à sa connexion internet ;
les services tiers qu’il utilise ;
les développements personnalisés non commandés.
27. RESPONSABILITÉ
Le Prestataire est responsable des dommages directs démontrés résultant d’un manquement qui lui est imputable.
Le Prestataire ne peut être tenu responsable des dommages résultant notamment :
d’informations erronées saisies par le Client ;
d’une mauvaise utilisation du service ;
d’un défaut de contrôle des documents ou montants ;
d’une décision commerciale, fiscale, douanière ou logistique du Client ;
d’un accès accordé par le Client à une personne non autorisée ;
d’un incident affectant le matériel ou la connexion du Client ;
d’un service tiers indépendant ;
d’une perte évitable par une sauvegarde ou un export raisonnable ;
ou d’un cas de force majeure.
Dans les limites permises par la loi, le Prestataire ne répond pas des dommages indirects, pertes d’exploitation, pertes de chiffre d’affaires, pertes de clientèle, pertes de chance ou atteintes à l’image.
Sauf faute lourde, dol, dommage corporel ou disposition légale impérative contraire, la responsabilité financière totale du Prestataire est limitée au montant hors taxes effectivement payé par le Client au titre de KoliDesk au cours des douze mois précédant le fait générateur.
28. SUSPENSION
Le Prestataire peut suspendre tout ou partie du service en cas :
de défaut de paiement ;
d’utilisation interdite ;
de risque de sécurité ;
de tentative de fraude ;
d’atteinte aux droits d’un tiers ;
de demande d’une autorité compétente ;
de dépassement important des limites du forfait ;
ou de manquement grave aux CGV.
Lorsque la situation le permet, le Client est informé et dispose d’un délai raisonnable pour remédier au manquement.
Une suspension rendue nécessaire par un manquement du Client ne donne pas droit à remboursement.
29. RÉSILIATION
Chaque partie peut résilier le contrat en cas de manquement grave de l’autre partie non corrigé dans un délai raisonnable après notification écrite.
Le Prestataire peut résilier immédiatement en cas de fraude, activité manifestement illicite, atteinte grave à la sécurité ou répétition de manquements.
À la fin de l’abonnement :
les accès peuvent être désactivés ;
les fonctionnalités payantes cessent ;
les sommes déjà dues restent exigibles ;
le Client doit avoir exporté les données nécessaires ;
les obligations destinées à survivre au contrat restent applicables.
30. FORCE MAJEURE
Aucune partie n’est responsable d’un manquement provoqué par un événement échappant raisonnablement à son contrôle, imprévisible lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées.
Peuvent notamment être concernés, selon les circonstances : catastrophe naturelle, incendie, panne générale de réseau, cyberattaque majeure, conflit, décision administrative, interruption d’un fournisseur essentiel ou perturbation importante des télécommunications.
31. MODIFICATION DES CGV
Le Prestataire peut modifier les CGV pour tenir compte d’une évolution du service, de la réglementation, des pratiques commerciales ou des mesures de sécurité.
La nouvelle version est publiée ou communiquée au Client sur un support durable.
Les modifications importantes sont applicables aux nouvelles commandes et, lorsque cela est nécessaire, aux renouvellements suivant leur communication.
La poursuite volontaire de l’utilisation après l’entrée en vigueur de la nouvelle version vaut acceptation, sous réserve des dispositions impératives applicables.
32. PREUVE ÉLECTRONIQUE
Les enregistrements informatiques, journaux techniques, courriels, validations électroniques, historiques de connexion, factures et données conservés par le Prestataire peuvent être utilisés comme éléments de preuve, sauf preuve contraire.
Les parties reconnaissent la valeur probante des documents et échanges électroniques dans les conditions prévues par la loi.
33. CESSION
Le Client ne peut céder son abonnement ou transférer ses droits à un tiers sans l’accord écrit du Prestataire.
Le Prestataire peut transférer le contrat à une société reprenant ou poursuivant l’activité KoliDesk, sous réserve de préserver les droits essentiels du Client.
34. NULLITÉ PARTIELLE
Si une clause des CGV est déclarée nulle ou inapplicable, les autres clauses restent en vigueur.
La clause concernée est interprétée ou remplacée, dans la mesure permise, par une disposition produisant un effet économique et juridique aussi proche que possible de l’objectif initial.
35. NON-RENONCIATION
Le fait pour une partie de ne pas exercer immédiatement un droit ne constitue pas une renonciation à l’exercer ultérieurement.
36. RÈGLEMENT AMIABLE
En cas de difficulté, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant toute procédure judiciaire.
Toute réclamation doit être adressée à :
RS PROD – Service KoliDesk
Adresse : 31 avenue André Toutain, 93270 Sevran, France
Courriel : facturation@kolidesk.com
La réclamation doit préciser l’identité du Client, le numéro de facture ou de compte concerné et les motifs détaillés de la demande.
37. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION
Les CGV et les contrats conclus pour l’utilisation de KoliDesk sont soumis au droit français.
À défaut d’accord amiable, tout litige relève des juridictions légalement compétentes.
Lorsque le Client et le Prestataire ont tous deux la qualité de commerçant et que la loi l’autorise, compétence expresse est attribuée aux tribunaux du ressort du siège social du Prestataire, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
38. ENTRÉE EN VIGUEUR
Les présentes CGV entrent en vigueur le 20 juillet 2026.
Elles s’appliquent aux abonnements souscrits ou renouvelés à compter de cette date, sauf conditions particulières convenues par écrit.